会議ボットは、ノートテイカーボットと呼ばれることもあり、サービス側がビデオ会議に送り込む自動参加者です。ほかの出席者と同じように入室を許可され、参加者一覧に表示されて、会議の音声を、場合によっては映像も記録します。サービスはその記録をもとに通話を文字起こしし、終了後に議事録を返します。
ボット方式のキャプチャは出席者を一人増やし、会議プラットフォームがそのボットへ送るストリームを、多くの場合リモートのサーバー上で録音します。デバイス方式のキャプチャは、すでに使っているパソコン上で録音し、マイクの音と端末が再生している音声を取り込みます。そのため録音は手元で始まり、参加者一覧は変わりません。
サービスは通常、カレンダーと会議アカウントに接続し、これから始まる予定を読み取って、対象に設定した予定へボットを送ります。対象は、会議リンクのある通話すべての場合もあれば、自分で招待したものだけの場合もあります。待機室のある会議では、ボットは誰かが入室を許可するまでそこで待ちます。通話が続いている間は記録を行い、終了後に文字起こしや要約を、ワークスペースで通知先に設定されている人たちへ届けます。
製品ごとに違いが出るのは、ボットが自動で参加するのか招待されたときだけ参加するのか、どのような名前で表示されるのか、チャットで自ら参加を知らせるのか、どの会議プラットフォームに対応しているのか、録音をどこで処理し、どれだけの期間保管するのか、文字起こしを誰が開けるのか、そして管理者が外部のボットをブロックできるのか、といった点です。
録音についての決まりは法域や雇用主によって異なり、通話を記録する前に参加者全員の同意を求めるものもあります。名前が見えているノートテイカーが果たしているのは告知であって、同意の取得ではありませんので、何をなぜ録音するのかをその場で伝えてください。機微な内容の通話では外部のボットを制限している組織も少なくありません。生成された議事録は、転送する前に目を通してください。
Cue は Mac と Windows 向けのデスクトップ音声AIです。その会議キャプチャは、自分で開始する、手元の端末上のレコーダーです。参加者一覧には何も加わらず、ホストが入室を許可すべきボットもありません。Cue は会議の状況を認識してレコーダーを提案できますが、録音が始まるのは「開始」を選んだあとだけです。長めの会議では進行中に文字起こしが少しずつ表示され、停止すればアクションアイテム付きの構造化された議事録が用意できています。Cue は無料で始められます。Cue Plus は月額 $19.99 です。