會議機器人有時也叫做筆記機器人，是服務派進你視訊通話裡的自動參與者。它和一般與會者一樣要被放行，會出現在參與者清單中，錄下會議的聲音，有時連影像也一起錄，好讓服務事後把通話轉成逐字稿並回傳筆記。
機器人錄製會多出一名與會者，錄的是視訊會議平台傳給它的串流，通常在遠端伺服器上進行。裝置端錄製則在你原本就在用的電腦上錄，取用你的麥克風和電腦正在播放的聲音，所以錄音從本機開始，參與者清單也不會有任何變化。
這類服務通常會連上行事曆和視訊會議帳號，讀取接下來的行程，再依你設定的範圍派機器人進場——可能是每一場有會議連結的通話，也可能只有你主動邀請的場次。如果會議設了等候室，機器人會在那裡等到有人放行。通話進行時它持續錄製，結束後把逐字稿或摘要送給工作區設定要通知的人。
各家產品的做法並不一致：機器人是自動加入還是受邀才進場、顯示什麼名稱、會不會在聊天室裡表明身分、支援哪些視訊會議平台、錄音在哪裡處理、保存多久、誰可以打開逐字稿，以及管理者能不能擋掉外部的機器人。
錄音規範因司法管轄區而異，也因雇主而異，有些要求每一位與會者都同意，通話才能被錄下來。一個名稱清楚的筆記機器人只是告知，不等於取得同意，所以要說明錄的是什麼、為什麼要錄。許多組織也會限制外部機器人進入敏感的通話。自動產生的筆記，轉寄出去之前請先讀過一遍。
Cue 是給 Mac 和 Windows 使用的桌面語音 AI。它的會議錄製是跑在你自己電腦上、由你自己啟動的錄音器，所以不會有任何東西出現在參與者清單裡，也沒有需要主持人放行的機器人。Cue 可以辨識會議情境並主動把錄音器遞到你面前，但唯有你按下開始，錄音才會真正開始。比較長的會議在進行中會顯示逐步更新的逐字稿，停止後就能拿到含待辦事項的結構化筆記。Cue 可免費開始使用。Cue Plus 每月 $19.99。